Elektronische Kommunikationsmittel sind unverzichtbar für den Informationsaustausch im privaten und beruflichen Bereich. Allerdings sind nicht alle Kommunikationsstile, die wir privat verwenden, auch für formale Anlässe geeignet. Um einen professionellen und respektvollen Umgang in E-Mails sicherzustellen, haben wir einige Hinweise zusammengestellt, die Ihnen und uns helfen.

1. E-Mail-Adresse: Überprüfen Sie die E-Mail-Adresse, von der Sie E-Mails versenden. Verwenden Sie für Anliegen rund um Ihr Studium als eingeschriebene*r Studierende*r Ihre Uni-Mail und stellen Sie sicher, dass Ihr Name als Absender angezeigt wird.

2. Empfänger: Überlegen Sie sich vor dem Versenden einer E-Mail, welche Ansprechpartner*innen für Ihr Anliegen die richtigen sind. Versenden Sie Ihre E-Mail nicht an mehrere Empfänger*innen, sondern vertrauen Sie darauf, dass jede E-Mail an Mitarbeiter*innen der Fakultät intern gelesen und an die richtige Stelle geleitet werden.

3. Betreffzeile: Die Betreffzeile ist das Erste, was die Empfänger*innen sehen und sollte präzise und informativ sein. Vermeiden Sie kryptische oder nichtssagende Betreffzeilen, wie z.B. "Kein Betreff", "Re: Aw: Antwort: Re: Re: WG: Re: Re: Antwort:" oder "Antrag".

4. Anrede: Beginnen Sie Ihre E-Mail immer mit einer höflichen Anrede, z. B. “Sehr geehrte/r [Name]”. Auch neutrale Anreden mit "Hallo" oder "Guten Tag" können denkbar sein. Schlechte Beispiele für die Anrede sind gar keine Anrede zu verwenden oder die Empfänger*innen direkt beim Namen zu nennen.

5. Klarer Aufbau: Strukturieren Sie Ihre E-Mail. Beginnen Sie mit einer kurzen Einleitung, gefolgt von Ihrem Anliegen und einem freundlichen Abschluss. Lassen Sie relevante Informationen nicht aus und formulieren Sie eindeutige Fragen und Aussagen.

6. Höflichkeit: Höflichkeit ist das A und O. Verwenden Sie bitte und danke und vermeiden Sie negative Formulierungen.

7. Korrekte Rechtschreibung und Grammatik: Nehmen Sie sich Zeit, um Ihre E-Mail zu überprüfen. Offensichtliche Fehler können unprofessionell wirken.

8. Vermeiden Sie Abkürzungen und Emojis: Im formalen Kontext sind Abkürzungen und Emojis unangemessen. Verwenden Sie vollständige Sätze.

9. Schluss: Ein freundlich formulierter Schluss ist selbstverständlich und sollte Ihren Namen beinhalten. Beenden Sie Ihre E-Mail nicht mit "Warte auf Antwort!!!", "Es ist dringend", oder ohne Gruß und Namen. 

10. Antworten: Antworten Sie stets auf E-Mail-Verläufe, sofern Sie bereits zu einem Thema Kontakt aufgenommen haben, damit der Zusammenhang für Ihre Adressat*innen nachvollziehbar ist. Bedenken Sie, dass sich Ihre Empfänger*innen nicht immer Ihr Anliegen ins Gedächtsnis rufen können, gerade wenn Ihre ursprüngliche Anfrage in der Vergangenheit liegt.

Denken Sie daran, dass E-Mails Ihre Visitenkarte im Berufsleben sind und es nie zu früh ist, sich mit dem Verfassen professioneller E-Mails zu beschäftigen. Eine gute E-Mail-Etikette kann den Unterschied ausmachen und Ihnen helfen, einen positiven Eindruck zu hinterlassen.

Die Social-Media-Auftritte der Fakultät für Wirtschaftswissenschaften der Universität Paderborn sollen die direkte Kommunikation mit den Usern ermöglichen und leben von Eurer Beteiligung. Dabei legen wir Wert auf ein respektvolles und freundliches Miteinander.

Folgende Verhaltensregeln sehen wir als Grundlage der Kommunikation:

• Unser Umgangston ist sachlich, höflich und respektvoll.
• Wir lassen uns nicht herausfordern: Beleidigungen, Beschimpfungen und Provokationen unsererseits finden nicht statt. Aber: Beiträge, die diskriminierend, verfassungsfeindlich, demagogisch, rechtswidrig, pornografisch, extremistisch, rassistisch, vulgär, verunglimpfend oder auf andere Art und Weise unangemessen sind, löschen wir unkommentiert. Werbung, Spam und kommerzielle Inhalte Dritter löschen wir ebenfalls unkommentiert.
• Kommentare zu einem Post, Tweet usw. sollten sich stets inhaltlich auf diesen beziehen. Themenfremde Beiträge sind an dieser Stelle ärgerlich und unerwünscht.

Damit alle alles verstehen und Missverständnisse vermieden werden: Wir posten auf Deutsch oder Englisch – und erwarten das auch von unseren Nutzern.

Wir achten auf den Datenschutz: Vertrauliche Inhalte wie Adressen, Telefonnummern, Matrikelnummern werden auf unserem Social-Media-Auftritt zu keiner Zeit veröffentlicht. Wir achten auf die Allgemeinen Standards und Nutzungsbedingungen des jeweiligen Social-Media-Angebots.

Als Beschäftigte der Fakultät erteilen wir Auskünfte über die Social-Media-Auftritte nach besten Wissen und Gewissen, diese sind jedoch nicht rechtsverbindlich. Wenn wir als Beschäftigte unserer Fakultät in den sozialen Medien

agieren, sind wir zu Loyalität gegenüber unserem Arbeitgeber angehalten. Bei der Veröffentlichung von Bildern und Texten über unseren Social-Media-Auftritt legen wir ein besonderes Augenmerk auf die Einhaltung von Urheber- und Persönlichkeitsrechten und das Recht am eigenen Bild. Dies erwarten wir auch von unseren Usern.