Workarounds als Treiber für Prozessinnovationen
Als gezielte Abweichungen von Standardabläufen ermöglichen es Workarounds Mitarbeitenden, Hürden zu überwinden und ihre allgemeine Produktivität zu steigern. Obwohl deren Nutzung in Unternehmen weit verbreitet ist, sind viele Aspekte bisher nur wenig erforscht. Inwiefern Workarounds Prozesse innovieren können und so dazu beitragen, dass Unternehmen wettbewerbsfähig bleiben, untersuchen Forscher der Universität Paderborn jetzt in einer neuen Studie.
„Workarounds entstehen häufig, wenn es eine geringe Übereinstimmung zwischen Aufgabe und der zu verwendenden Technologie gibt. Sie helfen Mitarbeitenden, trotz dieser Diskrepanzen effektiv zu arbeiten“, erklärt Prof. Dr. Daniel Beverungen von der Universität Paderborn. Zusammen mit Dr. Christian Bartelheimer, beide von der Fakultät für Wirtschaftswissenschaften, untersucht er die Rolle von Workarounds in Geschäftsprozessen. Dazu Bartelheimer: „Während das Business Process Management (BPM) sich traditionell auf die Gestaltung effizienter Geschäftsprozesse konzentriert hat, wurde die Bedeutung von Workarounds lange Zeit vernachlässigt. Neben uns in der Wirtschaftsinformatik beginnen auch Organisationsforschende damit, die komplexe Wechselwirkung zwischen Workarounds und Informationstechnologien zu analysieren. Indem wir im Wissenschaftskolleg beide Sichtweisen integrieren, können wir Workarounds dazu nutzen, die innere Funktionsweise von Prozessvariationen zu untersuchen und so die Dynamiken sich ständig verändernder Geschäftsprozesse in Organisationen verstehen. Die ständige Anpassung der Prozesse an sich verändernde Kundenbedürfnisse und Umweltfaktoren spielt in allen Wirtschaftsunternehmen eine zentrale Rolle, da so die langfristige Wettbewerbsfähigkeit sichergestellt wird“.
Fallstudie soll aussagekräftige Ergebnisse liefern
Die Wissenschaftler führen Fallstudien durch, um verschiedene Arten von Workarounds und deren Ursachen zu identifizieren. Dabei untersuchen sie sowohl die positiven als auch negativen Auswirkungen auf die Prozessqualität, die Einhaltung von Vorschriften und die Innovationsfähigkeit der Organisationen. Dafür führen sie u. a. Interviews mit Mitarbeitenden durch, die an verschiedenen Geschäftsprozessen beteiligt sind. Zudem analysiert das Team organisatorische Dokumente wie Prozessmodelle, Arbeitsanweisungen und E-Mails. „Die Ergebnisse bieten wertvolle Einblicke in die alltäglichen Herausforderungen und kreativen Lösungen der Mitarbeitenden“, so Beverungen.
„Workarounds stellen sowohl Risiken als auch Chancen für Unternehmen dar. Auf der negativen Seite können sie zu Kontrollverlust, niedrigerer Prozessqualität und teilweise sogar zu rechtlichen Problemen führen. Auf der positiven Seite fördern sie Kreativität und Innovation, indem sie es den Mitarbeitenden ermöglichen, flexibel auf unerwartete Herausforderungen zu reagieren“, ergänzt Bartelheimer.
Innovationspotenzial durch Workarounds
Unternehmen könnten den Wissenschaftlern zufolge von einem strukturierten Ansatz profitieren, der Workarounds systematisch nutzbar macht, um Geschäftsprozesse zu verbessern. Das könnte zu einer flexibleren Anpassung an neue Technologien und sich verändernde Marktbedingungen führen.
Das Forschungsvorhaben wird ab Oktober als Teil des Paderborner Wissenschaftskollegs der Universität gefördert. Daran beteiligt werden auch Prof. Dr. Brian Pentland von der Michigan State University, USA, und Prof. Dr. Iris Beerepoot von der Utrecht University, Niederlande, sein.
