E-Mail Etikette

Wer heute studiert, ist mit modernen Kommunikationsmitteln wie E-Mail und SMS aufgewachsen: Sie haben Ihre erste E-Mail sicherlich in der Schulzeit gesandt, haben sich via Internet über Ihr nächstes Urlaubsland informiert oder Ihre Freunde per Chat zu einer Party eingeladen. Sicherlich haben Sie einen sehr saloppen Stil verwandt, der sich im privaten Bereich ja anbietet. Wer diesen Stil aber auch bei formalen Anlässen benutzt, tut sich keinen Gefallen. Diese kurze Notiz soll Sie darüber aufklären, was Sie tun und – vor allem – besser lassen sollten, wenn Sie im geschäftlichen Bereich E-Mails versenden.

Empfänger: Überlegen Sie sich vor dem Versenden einer E-Mail, wer für Ihr Anliegen der richtige Ansprechpartner ist. Versenden Sie Ihre E-Mail nicht "einfach so" an mehrere Empfänger. Sie können darauf vertrauen, dass jede E-Mail an ein Mitglied der Fakultät (Mitarbeiter, Professor) von uns intern gelesen und an die richtige Stelle geleitet werden.
Betreff: Geben Sie Ihr Anliegen kurz und deutlich im Betreff wieder. So lässt sich schneller das Problem erfassen und Sie bekommen schneller eine aussagekräftige Antwort.

Schlechte Beispiele für Betreff
Kein Betreff
Re: Aw: Antwort: Re: Re: WG: Re: Re: Antwort:
Antrag
PAUL
Anmeldung zum Modul Grundzüge der Wirtschaftsinformatik, welches ich als Studium Generale in meinem Studiengang belegen möchte.
Anliegen: Schildern Sie Ihr Anliegen in kurzer aber nachvollziehbarer Form. Formulieren Sie klare Fragen und eindeutige Aussagen. Lesen Sie Ihre E-Mail vor dem Versenden noch einmal durch. Der von Ihnen verfasse Text ist Teil Ihrer Persönlichkeit.
Anrede: Jede erste Kontaktaufnahme via E-Mail muss, wie ein Brief auch, mit einer höflichen Anrede beginnen. Anreden mit "Hallo", "Hi", "Guten Tach" sind schlechte Beispiele und spiegeln nicht gerade ein hohes Kompetenzniveaus des Absenders wider, wie es von angehenden Akademikern zu erwarten wäre.

Schlechte Beispiele für "Anrede"
Keine Anrede
Hi
Hallo
Guten Abend / Morgen
Schluss: Ein freundlich formulierter Schluss ist selbstverständlich und sollte mit Ihrem Namen abschließen.

Schlechte Beispiele für "Schluss"
Kein Schluss
Bye, Moni
Tschüss
Warte auf Antwort!!!!!
Antworten: Nehmen Sie in Ihren Text genügend viel vom Originalbrief mit auf, damit der Zusammenhang für Ihren Adressaten besser nachvollziehbar ist. Bedenken Sie außerdem, dass eine E-Mail nicht "live" ist, wie z.B. ein Telefongespräch, und dass der Empfänger den Inhalt der Originalnachricht nicht nachfragen kann, erst recht nicht, wenn er oder sie täglich viele Nachrichten erhält. Wenn Sie die relevanten Teile des Originaltextes mit in Ihre Antwort aufnehmen, hilft das dem Empfänger, sich den Kontext der Diskussion oder der Konversation wieder ins Bewusstsein zu rufen.